Så väljer du bokföringsprogram – och varför du behöver ett

Den vanligaste frågan från nya företagare är om de verkligen måste betala för ett bokföringsprogram – och i så fall vilket. Svaret på den första frågan är tekniskt sett nej, men i praktiken ja.

Varför ett program i stället för Excel?

Det sparar tid. Bankkoppling hämtar alla transaktioner automatiskt, kvitton tolkas när du fotar dem, och återkommande fakturor skickas av sig själva.

Det minskar risken för fel. Bokföringslagen har krav på verifikationsnummer, arkivering och spårbarhet som är svåra att uppfylla i ett kalkylark. Ett program låser perioder så att du inte ändrar i gammal bokföring, håller koll på momssatserna (25, 12 och 6 %) och varnar när debet och kredit inte balanserar.

Det ger dig siffror du kan styra efter. Vilka kunder betalar sent? Vad säljer bäst? Hur ligger du till mot budget? Rapporterna är uppdaterade hela tiden.

Det kostar mindre än du tror. Även de dyrare programmen kostar ofta mindre i månaden än en timmes konsultarvode.

Molnbaserat eller installerat?

Molnbaserat är standard i dag: du arbetar från dator, mobil eller surfplatta, uppdateringar med nya regler sker automatiskt, och du får bankkoppling, integrationer och backup. Kräver internetuppkoppling.

Installerat – som Visma Administration – fungerar offline och är snabbt för vana användare, men du ansvarar själv för backuper och får färre moderna integrationer. Välj det bara om du har särskilda behov, till exempel avancerad lagerhantering.

Checklista: vad behöver du?

1. Bolagsform. Enskild firma klarar sig ofta med ett enklare program; aktiebolag behöver stöd för årsredovisning och ofta lön.
2. Volym. Har du många verifikat i månaden – se upp för avgifter per tolkat kvitto eller faktura.
3. Integrationer. Webbutik, kassasystem (Zettle finns hos de flesta), betallösningar som Klarna, Stripe och PayPal.
4. Hur mycket hjälp vill du ha? Gör det själv i ett användarvänligt program, välj ett med inbyggd rådgivning som SpeedLedger, eller lägg ut allt till en tjänst som Kleer.

Så köper du rätt

1. Jämför två eller tre program i jämförelsen – titta på totalkostnaden för din profil, inte paketpriset.
2. Använd provperioderna. Nästan alla har 14–30 dagar.
3. Fråga efter rabatt – särskilt som nystartat företag.
4. Kontrollera bindningstiden och undvik långa bindningar om du är osäker.
5. Fråga din redovisare vilket program de föredrar.
6. Utvärdera efter en månad och byt om det inte fungerar.

Vet du redan vilken typ av företag du har? Se våra guider för enskild firma, nystartade företag och e-handel.