Guide
Byta bokföringsprogram – steg för steg
Så flyttar du bokföringen till ett nytt program med en SIE-fil: när du ska byta, vad som följer med och hur du kontrollerar att allt blev rätt.
Många drar sig för att byta bokföringsprogram av rädsla för att historiken ska försvinna. I Sverige är det dock förhållandevis enkelt, tack vare standardformatet SIE.
Vad är en SIE-fil?
SIE (Standard Import Export) är ett filformat som alla svenska bokföringsprogram stöder. Filen innehåller bokföringshistoriken: verifikationer, kontoplan, saldon och budget. Bytet går i grunden till så här: exportera en SIE-fil från det gamla programmet, importera den i det nya.
Steg för steg
1. Välj tidpunkt
Smidigast är att byta vid årsskiftet: du stänger det gamla året i det gamla programmet och börjar det nya i det nya. Det går att byta mitt i året också – då importerar du bokföringen fram till bytesdagen.
2. Exportera från det gamla programmet
Leta efter “Export” och välj SIE4, det vanligaste formatet för transaktioner. Exportera även kund- och leverantörsregister – de ingår oftast inte i SIE-filen utan exporteras som Excel- eller CSV-filer.
Gör exporten innan abonnemanget löper ut. Hos till exempel Bokio kräver exporten en aktiv plan.
3. Spara underlagen
SIE-filen innehåller bara siffrorna, inte bilderna på kvitton och fakturor. Ladda ner alla underlag och spara dem säkert – räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Läs mer i vilken bokföring du får slänga.
4. Importera i det nya programmet
De flesta program frågar redan i uppstartsguiden om du vill importera bokföring. Ladda upp SIE-filen.
5. Kontrollera saldona
Ta ut en balansrapport från både det gamla och det nya programmet och jämför slutsummorna. De ska vara exakt lika – skiljer de sig har något gått fel i importen.
Det som brukar krångla
- Obetalda kundfakturor följer sällan med som öppna poster. Lägg in dem manuellt så att du kan pricka av dem när kunden betalar.
- Från Excel: då finns ingen SIE-fil. Lägg in ingående balanser från senaste bokslutet manuellt.
Ska du byta från Fortnox? Se alternativ till Fortnox. Jämför alla program i jämförelsen.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att byta bokföringsprogram?
Själva dataöverföringen tar oftast under en timme. Att lära sig det nya programmet tar några dagar. Smidigast är att byta vid årsskiftet.
Följer kvitton och fakturabilder med vid bytet?
Nej, SIE-filen innehåller bara siffrorna. Ladda ner alla underlag separat från det gamla programmet och spara dem i sju år.
Måste jag meddela Skatteverket att jag byter program?
Nej. Se bara till att du sparar alla underlag och kan visa bokföringshistoriken om Skatteverket frågar.
Kan jag byta mitt i året?
Ja, du importerar bokföringen fram till bytesdagen. Det smidigaste är ändå att byta vid ett årsskifte.
Vad kostar det att byta?
Själva flytten kostar inget, men du kan ha uppsägningstid kvar på det gamla abonnemanget. Det nya programmet har ofta en provperiod.